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Modernisation de la MDPH : le projet PHARE

Publié le 24 novembre 2014

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Agent de la MDPH du Nord. Photo Emmanuel Watteau (janvier 2014)

Depuis janvier 2012, la MDPH s'est engagée dans un processus de modernisation.

Une aide de l'Europe

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La mise en place de la Gestion électronique des documents (GED) a bénéficié d'une aide de 600 000 € de la part de l'Union européenne au titre du FEDER.

Depuis janvier 2012, la MDPH a entamé un processus de modernisation.

Celui-ci a commencé par le projet de dématérialisation des dossiers papiers et des courriers et la mise en place d’un outil de Gestion électronique des documents (GED).

 

 

Du papier au numérique

 

Réalisée sur l'antenne de Valenciennes d'octobre 2013 à avril 2014, la numérisation des dossiers (dossiers classés et nouvelles demandes) a commencé sur le site de Villeneuve d'Ascq en mai 2014. Elle se terminera en août 2015.

Au total, ce seront 13 millions de pages qui seront numérisées à raison de 500 dossiers par jour.

Les objectifs de cette opération étaient multiples :

  • moderniser la MDPH en supprimant les délais de manipulation des dossiers "papier",
  • accéder en ligne à l'intégralité des dossiers (historiques, dossiers médicaux, pièces d'identité…),
  • permettre de consulter l'état d'avancement des demandes,
  • pouvoir actualiser les dossiers rapidement,
  • réduire la durée de traitement des demandes.

 

 

Le projet PHARE 2014

 

Considérant que ce type de projet était avant tout un projet organisationnel, la MDPH a mis en place depuis septembre 2012 un grand projet de réorganisation nommé PHARE 2014 (Projet Horizon Amélioration RÉorganisation 2014).

Celui-ci a pour but de mettre à plat les pratiques actuelles et de les refondre afin d’améliorer la qualité, le délai, et le suivi des réponses aux usagers, et, dans le même temps, d’améliorer les conditions de travail.

 

Une nouvelle organisation

Le projet PHARE est animé par trois chefs de projet soutenus dans leur action par un consultant spécialiste des organisations.

Les professionnels de la MDPH ont été formés à ce nouvel outil et à de nouvelles procédures, conduisant à une réorganisation centrée sur la relation à la personne, aux familles et aux partenaires plutôt que sur une organisation "logistique" des dossiers.

La fonction de "référent dossier" a été créée, permettant aux usagers d'être en contact avec un référent unique depuis le dépôt de leur demande jusqu'au versement de l'allocation.

 

Les enjeux du projet

  • Amélioration de la réponse aux usagers en termes de délais et de qualité de traitement de la demande ainsi que du suivi de la réponse notifiée
  • Mise en œuvre de la Gestion électronique des documents (GED) en 2014 (lire ci-dessus)
  • Proximité de l’accueil : ouverture d’une 3e antenne à Dunkerque en 2013
  • Maîtrise budgétaire
  • Plan de gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences (GPEC) de qualité.

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